Ideointi ja yhteiskehittäminen virtuaalitiimissä- kuinka se onnistuu?

Mitä ideointi ja yhteiskehittäminen virtuaalitiimissä vaatii?

Ideointi ja yhteiskehittäminen virtuaalitiimissä ei ole ihan yksinkertainen juttu, mutta se on täysin mahdollista! Ensinnäkin sinulla tulee olla tarvittavat välineet ja hyvä nettiyhteys. Tarpeeksi tehokas tietokone pyörittämään sovelluksia, joilla voit viestiä reaaliajassa tiimin ja työkavereidesi kanssa, jakaa materiaalia sekä live-kuvaa.

Todennäköisesti tarvitset ulkoisen mikrofonin ja kuulokkeet tai kaiuttimet. Tietokoneen näyttöön upotettu kamera tai webkamera on myös pakollinen. Jos näitä ei ole, ei hätää. Älypuhelinta voidaan myös käyttää nettikamerana ja sen kuvan laatu saattaakin olla parempi, kuin oman läppärin kamera.  Webcam-sovelluksia on monia ja niitä saa ladattua Google Play tai App Storesta. Katso, kuinka ilmaisen EpocCamin käyttöönotto onnistuu.

Varsinaisista etäyhteys -ja videokonferenssisovelluksista monille on tutuin todennäköisesti Skype tai Skype for Business, myöhemmin Teams. Korona- ajan rajoitukset ovat lisänneet huimasti etäyhteyssovellusten käyttöä. Markkinoille onkin tullut paljon erilaisia sovelluksia. Itse olen tutustunut viimeisimpänä Zoomiin. Se vaikuttaa aika kätevältä, mutta sovelluksen tietoturvapuoli on ollut viime aikoina tapetilla. Facebook on myös juuri julkaissut oman sovelluksensa Messenger Rooms. Sovellus ei vaadi toimiakseen Facebook tiliä. Messenger Rooms:a ei tarvitse myöskään varata etukäteen. Tähän täytyy itsekin tutustua tarkemmin.

Jotta etäkokouksissa- ja tapahtumissa voidaan yhteiskehittää ja ideoida, tarvitaan jonkinlainen ideointisovellus tai ns. valkotaulusovellus. Markkinoilta löytyy useita eri whiteboard sovelluksia.  Ideointiin käyvät hyvin myös erilaiset ajatuskarttasovellukset, kuten ilmainen Mindmup.

Mitä ideointi ja yhteiskehittäminen vaatii virtuaalitiimin koollekutsujalta?

Koollekutsujan on tärkeää tutustua uusiin sovelluksiin etukäteen ja testata niitä. Hyvä on myös tarkistaa millainen käyttötuki ja käyttöopas on käytettävissä ongelmatilanteiden varalta. Osallistujille on tärkeää toimittaa tapahtuman kutsussa asialista, linkki tapahtumaan, sekä ohjeet ja linkki sovelluksen lataamiseen, jos pelkkä linkin kautta osallistuminen ei onnistu. On hyvä myös pyytää osallistujia lataamaan sovellukset jo edellisenä päivänä, ettei osallistuminen viivästy teknisten ongelmien takia.

Asialistaan on hyvä merkitä tauot ja niiden kesto. Lisää asialistaan ja kutsuun myös puhelinnumerosi, jos osallistuja jostain syystä tipahtaa linjalta, eikä pääse palaamaan. Näin hän voi ainakin ilmoittaa tippuneensa, ja voitte sopia jatkotoimenpiteistä.

Videokonferenssisovelluksissa on myös Chat-toiminto. Sitä on syytä seurata, jos jollakin osallistujalla on ongelmia ääni- ja kuvayhteyksien kanssa. Chatin käyttö voi myös lisätä interaktiivisuutta ja luoda tunnelmaa, koska osallistujat voivat reagoida sitä kautta välittömästi ja spontaanisti, ilman keskeyttämättä puhujaa.

Virtuaalikokoukset jännittävät monia ja kameran käyttö voi tuntua hankalalta ja epämukavalta. Tähän ei ole oikein kiertotietä. Harjoittelemalla ja tekemällä oppii tässäkin lajissa. Tunnelmaa voi keventää eri tavoin.  Ohjelman alkuun voidaan ottaa jokin hauska tehtävä. Voit pyytää osallistujia esimerkiksi kuvaamaan ensitunnelmia emojilla tai kertomaan itsestään tai päivästään jonkin hauskan yksityiskohdan.

Mitä ideointi ja yhteiskehittäminen virtuaalitiimissä vaatii osallistujalta?

Tutustu etukäteen koollekutsujan ilmoittamiin sovelluksiin ja lataa ne koneellesi hyvissä ajoin. Hanki hyvä mikrofoni ja kuulokkeet. Tutustu esityslistaan. Ota mukaan avoin mieli. Poista tilasta muut häiriötekijät. Keskity ja noudata koollekutsujan ohjeita. Muista, että olet osa tapahtumaa ja osallistumisesi on arvokasta. Aktiivisuutesi vaikuttaa kaikkien kokemukseen ja lopputulokseen.

Toivottavasti näistä vinkeistä oli sinulle hyötyä. Jaa artikkeli myös ystävillesi!

Tutustu myös muihin artikkeleihini!