Mitä asioita sinun kannattaa huomioida, kun olet ostamassa tai vaihtamassa IT-järjestelmää?

IT-järjestelmän ostaminen tai vaihtaminen

IT- järjestelmän hankinnassa kaikkein tärkein kysymys on: miksi tarvitsemme uuden järjestelmän?

Onko syynä vanhan järjestelmän liian korkeaksi nousseet ylläpitokustannukset?

Onko toimintamme muuttunut niin oleellisesti, että vanha IT-järjestelmä ei enää taivu vaatimuksiin? Onko tärkeä asiakkaamme, yhteistyökumppanimme tai alihankkijamme esittänyt vaatimuksia, joihin vanha järjestelmämme ei pysty enää vastaamaan?

Olemmeko kenties siirtymässä yhä enemmän digi-aikaan, ja tämän takia on tullut uusia tarpeita?

Oleellista on myös selvittää ja ymmärtää ketä IT-järjestelmän tulee palvella, ja miksi nykyinen järjestelmä ei enää riitä? Mitä tarpeita, toiveita ja vaatimuksia käyttäjillä on nyt ja mahdollisesti tulevaisuudessa? Pääkäyttäjien ja eri liiketoimintayksikköjen tarpeet on huomioitava ja avattava ihan ruohonjuuritasolla. Tarvitaan vähimmäismäärittely.

Ottaako järjestelmä huomioon toimialan erityisvaatimukset? Mitä ne ovat?

Mitä sisäisiä järjestelmiä, prosesseja ja ulkoisia tietovirtoja pitäisi uuteen järjestelmään pystyä integroimaan: esim. asiakashallinta, tuotteet, henkilöstöhallinto, laskutus, ostoreskontra, kirjanpito,varasto jne?  Mitä riippuvuuksia näiden prosessien ja tietovirtojen välillä on?

Priorisointi tulee eteen viimeistään siinä vaiheessa, kun puhutaan kustannuksista ja ajasta. Mitkä asiat ovat tärkeimpiä, mitkä ’nice to have’, mitkä pitäisi olla helposti otettavissa käyttöön kevyellä päivityksellä ja mitkä asiat tarvitaan esimerkiksi vuoden päästä?  Älä yritä mahduttaa yhteen projektiin kaikkea, vaan tee hanke osissa.  Hyvä pohjatyö on kaiken perusta. Niin, ja muista se testaus! Sen merkitystä ei voi tarpeeksi korostaa.

Jos olisin sinä, vaatisin olemassa olevalta IT- järjestelmätoimittajalta nykyisen ohjelman tekniset kuvaukset, jos näitä ei ole aiemmin toimitettu. Tarvitset niitä siinä vaiheessa, kun aloitat määrittelyt uuden järjestelmätoimittajan kanssa. Ota projektiin mukaan tärkeimmät sidosryhmäedustajat; pääkäyttäjät sekä alihankkijat ja kumppanit. Näin esimerkiksi ulkoistettujen palveluiden kytkeminen uuteen järjestelmään on jouhevampaa ja kustannustehokkaampaa.

Mitkä asiat painavat IT-järjestelmätoimittajan valinnassa?

Hankinnan ollessa merkittävä ja investointina suuri, vaatisin potentiaalisilta järjestelmätoimittajilta referenssejä ja demo-esityksiä.

Kilpailuttaessa ole hinnan lisäksi tarkkana mitä sopimukseen kuuluu ja mitä ei. Miten järjestelmätoimittaja laskuttaa muutokset ja kuinka pitkä toimitusaika muutospyynnöillä yleisesti on?

Toimitusaika ylipäätään: käynnistyykö hanke kuukauden sisällä sopimuksesta vai meneekö aloitus puolen vuoden päähän? On tärkeää myös tietää ennakkoon  mitä projekti vaatii sinulta asiakkaana ja mitä mahdollisesti sinun yhteistyökumppaneilta.

Arvioi kuinka ”naimisissa” tulet olemaan ko. järjestelmätoimittajan kanssa. Kuinka pitkä on esimerkiksi irtisanomisaika? Mikä on dokumentaation taso? Millaisen tuen järjestelmätoimittaja tarjoaa projektin aikana ja kuuluko koulutus hintaan?

IT-järjestelmähankkeet ovat pääsääntöisesti aina haastavia. Tämän takia olisikin hyvä, että käytössäsi olisi kokenut projektipäällikkö. Tässä roolissa auttaisin sinua mielelläni.

Tutustu myös muihin artikkeleihini.

 

Close Menu