Kommunikointi ja viestintä projekteissa - itsestäänselvää?

Kommunikointi ja viestintä projekteissa

Artikkelini pureutuu viestinnän ja kommunikoinnin merkitykseen projekteissa. Kirjoitin taannoin artikkelin LinkedIniin viestinnän merkityksestä. Alkuperäinen juttu löytyy täältä: Viestintä- miksi se on vaikeaa?

Väitän, että ilman suunnitelmallista ja laadukasta viestintää ja kommunikointia, projekti kohtaa haasteita ja voi jopa epäonnistua. Kommunikoinnin puute tai sen pohjautuminen olettamuksiin on vaarallista. Miksi silti sorrumme niihin niin helposti?

Kriittisiä kysymyksiä, joita kannattaa esittää itselleen ja kanssakuulijalle:

Me ihmiset olemme myös erilaisia ja tarvitsemme erilaista viestintää. Toiset, yleensä nopeat päätöksentekijät, haluavat tietoa nopeasti, lyhyesti ja selkeästi. Harkitsevat ja analyyttiset puolestaan haluavat faktoja ja perusteluja eri näkökulmista. On myös ihmisiä, jotka kiinnittävät eniten huomiota viestinnässä ja kommunikoinnissa innostavuuteen ja hyvään fiilikseen. Detaljeilla ei ole niin väliä. Tästä syystä projektitiimeissä onkin hyvä tunnistaa erilaiset persoonallisuustyypit. Tämä toki vaatii, että tiimin jäsenet tuntevat toisensa melko hyvin.

Kuinka sitten viestiä, jos projektitiimi on hajallaan maantieteellisesti ja saattaa koostua myös eri kulttuuritaustaisista ihmisistä? Älä ainakaan viesti pelkästään sähköpostilla, pikaviesteillä tai ylipäätään kirjoittamalla! Silloin viestinnästä jää suurin osa ulkopuolelle, eli ääni, ilmeet, eleet ja muu sanaton viestintä. Nykyään käytetään ajan ja kustannusten säästämisen vuoksi paljon videokokouksia, esim. Skype, Teams ja Meet, mutta kuinka moni pitää kameraa kokouksissa päällä? Kannattaisi, sillä silloin näet osallistujat ja heidän ilmeensä ja eleensä. Kokoukseen tulee myös henkilökohtaisempi ote, kun osallistujat näkevät toistensa kasvot. Pelkän äänen varassa oleva kommunikointi voi jäädä niukaksi ja johtaa vääriin tulkintoihin.

Kulttuurierotkin olisi hyvä tiedostaa. Tietyissä kulttuureissa ei sanota koskaan suoraan ei. Asiallisuus ja kohteliaisuus ovat valttia. Suomalainen suora ilmaisutapa ja nopeasti asiaan, ei aina ole hyve. Se saattaa joissakin kulttuureissa vaikuttaa epäkohteliaalta ja töykeältä. Eri kulttuurien ymmärtäminen korostuukin kansainvälisissä projekteissa ja pitäisi huomioida myös viestinnässä.

Projekteissa, varsinkin suuremmissa olisi suositeltavaa olla viestintäsuunnitelma. Malleja on monia.

Viestintäsuunnitelman olisi hyvä vastata ainakin näihin kysymyksiin:

Viestinnän ja kommunikoinnin onnistuminen on suoraan kytköksissä projektin onnistumiseen. Oikea-aikaisuus, selkeys, olettamusten välttäminen, ihmisten erilaisuuden huomioiminen ja kulttuurierojen tunnistaminen auttavat tässä, joskus haastavassakin lajissa.

Tutustu myös muihin artikkeleihini.

Close Menu