Lessons learned ja retrospektiivit- miksi katsoa taakse?

Projektin aikana tai projektin päätteeksi pidetään ns. lessons learned katselmointi. Tätä voidaan kutsua myös projektin retrospektiiviksi. Kyseinen termi on käytössä ketterissä menetelmissä/Agile, esim. Scrumissa.

Projektin kesto, kriittisyys ja monimutkaisuus määrittää milloin lessons learned on syytä pitää, ja kuinka palaute kerätään. Tämä sovitaan projektin aloituspalaverissa. Oma kokemukseni lessons learned katselmoinnista on projektin päätteeksi pidettävä palaveri ja keskustelutilaisuus.

Palaverille olisi hyvä varata noin tunti aikaa ja pyytää osallistujia miettimään etukäteen seuraavia kysymyksiä:

  1. Mikä meni hyvin?
  2. Mikä ei mennyt hyvin?
  3. Mitä pitää kehittää?

Miksi tämä taakse katsominen on niin tärkeää? Reflektoimalla mennyttä se antaa meille tilaisuuden ja mahdollisuuden:

  • antaa palautetta
  • jakaa tietoja ja oivalluksia
  • kehittää toimintaa

Kuinka saada osallistujat kommentoimaan?

Kokemukseni on, että projektipäällikkö tämän palautteen keruun ja keskustelutilaisuuden useimmiten järjestää. Tehtävän voi antaa yhtä hyvin projektitiimin jäsenelle. Tämä voi olla jopa parempi ajatus, koska usein tiimistä löytyy henkilö, jolle muiden on helmpompi avautua.

Erityisesti suomalaisilla tuntuu olevan vaikeaa antaa palautetta ja ideoita. Tämä kytkeytyy myös organisaatio/yrityskulttuuriin. Onko henkilökuntaa kannustettu avoimeen dialogiin ja ideoiden heittelyyn sekä spontaaniin palautteen antamiseen?

Helpompaa voisi olla palautteen antaminen esimerkiksi kyselyyn vastaten. Kysely voisi toimia neutraalina alustana erityisesti, jos projektissa on ollut roolituksiin tai työn suorittamiseen liittyviä haasteita, jos projektitiimi on suuri tai maantieteellisesti hajautunut. Kyselyn lisäksi olisi kuitenkin tärkeää pitää keskustelutilaisuus, jossa vastaukset käydään läpi ja osallistujilla on mahdollisuus keskustella asioista.

Kuinka kerätä nopeasti palautetta ja ideoita?

Yksi tapa on ryhmätyöskentely. Tällöin tarvitaan joku, joka toimii ryhmätyön fasilitaattorina ja ”kellokallena”. Ryhmätyö voisi mennä kutakuinkin seuraavasti:

  1. Osallistujia pyydetään kirjoittamaan Post it- lapulle omat ajatuksensa.
  2. Tämän jälkeen hän käy vierustoverinsa kanssa läpi mitä kumpikin on kirjannut lapulle.
  3. Työparit kokoontuvat fläppitaulun ääreen ja listaavat palautteen ja ideat.
  4. Tämän jälkeen palaute ja ideat ryhmitellään. Työpareja pyydetään priorisoimaan palaute ja ideat per kategoria.
  5. Työparit keksivät palautteeseen ja ideoihin kehitysehdotukset.
  6. Käydään kaikkien työparien palaute ja kehitysehdotukset ryhmässä läpi. Määritellään yhdessä asian omistaja.
  7. Lopuksi sovitaan, milloin kehitysehdotusten edistyminen tarkistetaan.

Palaute ja kehitysideat on tärkeää jakaa myös projektin ohjausryhmässä tai vähintäänkin projektin omistajalle ja muille tärkeille sidosryhmille. Ajatuksena on myös, että oppeja voidaan jakaa laajemmin organisaation/yrityksen sisällä. Näin  voidaan välttää samanlaiset ongelmat muissa projekteissa ja toisaalta jakaa hyviä ideoita ja oppeja laajemmin hyödynnettäväksi.

Kuinka tehdä opit näkyväksi?

Seuraavia voisi pohtia ja tarkistaa oman organisaation/yrityksen osalta:

  • pidetäänkö opit projektin omassa dokumentaatiossa ainoastaan?
  • onko organisaatiolla/yrityksellä yhtenäinen prosessi kerätä opit?
  • onko organisaatiolla/yrityksellä yhtenäinen tapa käydä opit läpi ja jakaa tietoa säännöllisesti esim. sisäisissä palavereissa?
  • onko organisaatiolla/yrityksellä esim. yhteinen tietokanta, johon projektikohtaiset opit voidaan lisätä ja luokitella?

Lessons learned on tärkeä osa projektin toimintaa ja se antaa mahdollisuuden kehittyä ja kehittää tekemistä ja tiimiä projektin aikana. Projektin aikana ja lopuksi kerätyt opit voivat hyödyttää organisaatiota/yritystä myös jatkossa muissa hankkeissa ja projekteissa.

Lähteet:

Dwelling On The Past: The Importance Of Project Retrospectives

PMI Lessons Learned

Prince2 Agile: Learn from Experience Principle

Jätä kommentti ja tutustu muihin artikkeleihini täällä.

Close Menu