Projektinhallintaan panostaminen

Usein mietitään tarvitaanko projektiin projektipäällikköä ja miksi projektinhallintaan pitäisi erikseen panostaa. Esteeksi saattaa muodostua ajatus, että se on vain ylimääräinen kuluerä, turhaa byrokratiaa, kyllä tämän roolin voi joku hoitaa oman työnsä ohessa, ei se vaadi erikoistaitoja.

Yrityksen strategia

Projekti vaatii aina jonkun syyn ja sillä pitää olla perustelu. Projekti tekemisen ilosta ja ”musta tuntuu, että me tarvitaan tämä juttu” ei ole tarpeeksi hyvä syy. Täytyy olla perusteluita, joiden taloudellinen ja toiminnallinen seuraus on arvioitu. Business casella ja projektinhallinnalla varmistetaan, että projektin lopulliset tuotokset kytkeytyvät yrityksen strategiaan.

Johtajuus

Laiva ilman kapteenia, ei saavu satamaan toivotusti. Projektipäällikkö varmistaa, että osapuolilla on selvä suunta ja fokus. Kaikki tietävät roolinsa ja tehtävänsä sekä niiden merkityksen projektissa.

Suunnitelmallisuus

Yllätyksellisyys on elämän suola, mutta tuskin haluat projektiisi yllätyksiä, varsinkaan ikäviä. Projektinhallinnalla varmistetaan, että aikataulu on realistinen; eri vaiheet on kuvattu ja välietapit on suunniteltu. Budjetti on määritelty ja siinä on huomioitu mahdolliset riskifaktorit ja bufferi muutoksia varten. Tehtävät ja roolit on selkeästi kuvattu ja resursoitu. Riskit on analysoitu ja niille on mietitty keinot, millä riskiä pienennetään.

Ymmärrys missä mennään

Projektin edistymisen seuraaminen on edellytys onnistumiselle, koska siinä peilataan koko ajan suunniteltuja tavoitteita, tuotoksia ja välietappeja. Oikea-aikainen reagointi mahdollisiin ongelmiin ja poikkeamiin on erittäin tärkeää.

Laadunvarmistus

Mitä ei ole testattu, ei ole olemassa. Hyvällä projektinhallinnalla varmistetaan, että projektin tuotokset on testattu suunnitelmallisesti. Mahdolliset korjaustoimenpiteet ja muutokset on analysoitu, priorisoitu, allokoitu sekä aikataulutettu.

Oppiminen

Projektin aikana tarkastellaan mm. mikä toimintatapa oli tiimissä hyvä, missä suoriuduttiin mallikkaasti ja mitä pitää muuttaa seuraavaan kehitysvaiheeseen.

Projektin päätöspalaverissa ja loppuraportissa peilataan business casea ja alkuperäisiä tavoitteita, aikataulua, kustannuksia, riskejä ja työmääriä toteutuneisiin. Projektin onnistumiset, haasteet ja opit käydään myös läpi. Näin tietoa voidaan hyödyntää tulevissa projekteissa ja organisaation toiminnassa.

Väitän, että hyvällä projektinhallinnalla ja projektinjohtamisella organisaatio säästää rahaa, pystyy keskittymään ydintekemiseensä, saa aikaan parempia tuloksia, tyytyväisemmät asiakkaat ja henkilökunnan.

Tutustu myös muihin artikkeleihini.

 

 

 

Close Menu