Miksi raha ratkaisee - myös projekteissa?

Miksi raha ratkaisee – myös projekteissa?

Olen aikaisemmissa artikkeleissani kuvannut mm. projektinhallinnan merkitystä ja ohjausryhmän roolia, antanut vinkkejä, kuinka ostaa hyviä it-hankintoja, ja pohtinut, miksi työmääräarviot ja projektikustannukset usein ylittyvät. Kaikissa edellä mainituissa artikkeleissa on kytkös rahaan.

Kerrataanpa. Projektin omistaja on projektin idean äiti/isä, ja hän usein istuu myös rahakirstun päällä. Kun projekti on aloitusvaiheessa saanut määriteltyä budjetin ja se on hyväksytty, saadaan lupa käynnistää projekti. Projektipäällikkö seuraa projektin kustannuksia ja hyväksyttää muutokset ohjausryhmällä, tai projektin omistajalla, jos ohjausryhmää ei ole perustettu.

Asiakkaan näkökulma ja asiakaskokemus

Asiakkaan näkökulmasta tarkasteltuna kustannusten ylitykset ovat aina ikäviä uutisia. Ne eivät tule silti täytenä yllätyksenä, jos ylityksiin on henkisesti osattu valmistautua ja projektin budjettiin on laskettu sisään myös riskilisä. On palvelun tai tuotteen toimittajan velvollisuus kertoa asiakkaalle millaiset lisätyöt tai toimenpiteet aiheuttavat tarvetta tarkistaa budjettia. Asiakkaalle tulee aina ilmoittaa kustannusten ylityksistä, sekä perustella miksi ylitystä tapahtuu.

Parhaiten tämä tapahtuu muutoksenhallinnan avulla ja oikea-aikaisella kommunikaatiolla. Muutospyynnön voi laatia vapaamuotoisesti, mutta tietty sisältö sillä aina on: muutoksen sisältö, perustelut, vaikutus ( esim. kustannuksiin), vaihtoehtoiset toimenpiteet ja mahdolliset riskit. Netti on pullollaan erilaisia esimerkkejä ja ohjeita. Valitse omalle organisaatiollesi sopivin.

Aiemmin toimin palvelutoimittajan projektipäällikkönä ja jouduin useasti perustelemaan asiakkaalle, miksi projektin alkuperäinen budjetti ei tule pitämään. Syynä oli useimmiten projektin sisällön muuttuminen asiakkaan pyytämien lisäominaisuuksien muodossa. Asiakas kyllä ymmärsi, että tämä vaatii lisätyötä ja maksaa. Uutiset eivät silti olleet mieluisia, vaikka perustelut olivat kuinka hyvät.

Nyt kun toimin pöydän toisella puolella, eli asiakkaan projektipäällikkönä, pidän erittäin tärkeänä, että asiakas saa perustelut hyvissä ajoin ja jäsenneltynä. On mielestäni outoa, että esimerkiksi pitkäaikainen yhteistyökumppani panttaisi tietoa, eikä toisi näin relevanttia tietoa julki heti. Asiakkaalla on oikeus saada tieto hyvissä ajoin, sekä mahdollisuus punnita eri vaihtoehtoja. Pitkäaikaisen asiakassuhteen ylläpidon näkökulmasta tämä on myös oleellisen tärkeää.

Kytkös projektityytyväisyyteen

Projektin onnistumista mitattaessa usein projektin kustannusten ylitys vaikuttaa tyytyväisyyteen ja laskee arvosanaa. Miksi näin? Vastaus on yksinkertainen. Vaikka kustannukset on faktoilla perusteltu, ja asiakas on ne hyväksynyt, hänelle on voinut jäädä asiasta ikävä tunne. Tapaan, jolla viesti kerrotaan on merkitystä. Asiakas on voinut joutua myös käymään tiukatkin neuvottelut omassa organisaatiossaan, ennen kuin lupa ylityksille on annettu.

Tunteita ei siis ole syytä ohittaa. Kuinka kääntää ikävä tunne kustannusten ylityksestä positiiviseksi? Siinä onkin haastetta. Ehkäpä yksi keino voisi olla projektin aikaiset onnistumiset ja niiden korostaminen? Hyvää lopputulosta ja projektin valmistumista kannattaisi juhlistaa yhdessä asiakkaan kanssa!

Millaisia kokemuksia sinulla on asian tiimoilta? 

Tutustu myös muihin artikkeleihini.

Close Menu