Ohjausryhmän merkitys projekteissa

Ohjausryhmän rooli

”A steering committee is a group responsible for providing direction”. ”Steering group steers a project or a business toward success”.

Ohjausryhmän rooli on kuvattu osuvasti yllä mainituissa lauseissa; ohjausryhmä on ryhmä, jonka vastuulla on projektin suunnan näyttäminen, ohjaaminen kohti menestystä.

Projektin ohjausryhmän työskentelyyn ja päätöksiin kulminoituu siis pitkälti projektin menestys. Ohjausryhmä on projektin vastuullinen taho. Tämä saattaa tulla yllätyksenä, jos on kyseessä ensikertalainen tai ohjausryhmän rooli ei ole selvillä. Monesti ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa käydäänkin ohjausryhmän organisaatio ja tehtävät läpi.

Ohjausryhmällä on useita tehtäviä. Tehtävät määrittyvät projektin tarkoituksen ja tavoitteiden pohjalta. 

Alla on kuvattu tyypillisimpiä tehtäviä:

  • projektin onnistumisen edesauttaminen
  • projektisuunnitelman hyväksyminen
  • projektin edistymisen seuranta
  • priorisointi ( esimerkiksi resursointiin liittyen, jos organisaatiossa ”taistelee” monta eri projektia samoista resursseista)
  • projektipäällikön ja projektitiimin neuvonta ja ohjaus
  • projektin välietappien ja tuotosten hyväksyminen
  • projektibudjetin seuranta
  • projektiaikataulun hyväksyminen
  • projektin poikkeamien ja riskien tunnistaminen ja minimoint
  • projektin laadun varmistus
  • projektin laajemmasta tiedottamisesta huolehtiminen ja sisäisen koulutuksen varmistaminen
  • projektin muutosten hyväksyminen

Ohjausryhmän koostumus, ketä siinä pitäisi olla?

Projektilla tulee aina olla omistaja, eli taho, joka projektin on tilannut. Omistaja myöntää projektin rahoituksen, budjetin.

Projektin omistajan lisäksi ohjausryhmässä olisi syytä olla eri tietämys- ja osaamisalueen vastuullisia henkilöitä, sekä henkilöitä, joita projektin lopputuotokset koskettavat. Jos kyseessä on asiakastoteutus, niin asiakkaalta tulisi olla edustaja tilaajataholta. Hän ei välttämättä ole se, joka sopimuksen on allekirjoittanut.

Ohjausryhmän koko; konklaavi vai yhden käden sormet?

Ohjausryhmän koko vaihtelee monesti organisaation koon mukaan. Nyrkkisääntö kokemukseni mukaan on, että noin 7 henkilöä on sopiva määrä. Tärkeintä on, että tarvittava edustus on olemassa, ei niinkään nuppiluku. Jos ohjausryhmän koko ylittää 10 henkilöä, niin päätöksenteko vaikeutuu ja kokoukset pitkittyvät.

Miksi ohjausryhmät ovat joskus tehottomia, tai päätöksenteko on vaikeaa?

Olen työurani aikana projektipäällikkönä pohtinut monesti, miksi ihmiset päätyvät projektin ohjausryhmän jäseneksi. Onko se position tuoma velvollisuus, vallankäytön yksi ilmentymä, omien intressien ajamista, vai olisiko taustalla kuitenkin aitoa kiinnostusta ja välittämistä?

Olen nähnyt projektin ohjausryhmässä näitä kaikkia muotoja. Valitettavan usein ohjausryhmään on päätynyt henkilöitä pelkästään position tuoman velvollisuuden takia. Nämä ihmiset eivät useinkaan sisäistä mitä heiltä odotetaan ja kokevat, että heillä olisi tärkeämpääkin tekemistä. Monesti he ovat hiljaisia, eikä heillä ei ole juurikaan sanottavaa. Pahimmassa tapauksessa he ajattelevat jotain muuta, eivät ole läsnä.

Sitten on niitä, jotka nauttivat vallasta ja äänessä olemisesta. Heillä on selkeä näkemys siitä, mihin projektin on mentävä ja mikä on tärkeintä, tai mikä on ongelmana. Nämä henkilöt helposti ”varastavat show’n”, paitsi jos ohjausryhmän vetäjänä toimii kokenut puheenjohtaja, joka pyytää jokaista jäsentä osallistumaan keskusteluun ja päätöksentekoon.

On ollut ilo myös havaita niitä, jotka aidosti ovat kiinnostuneita projektista ja välittävät. He ovat kokouksissa aktiivisia, ottavat huomioon myös toisten näkökulmat, antavat rakentavaa palautetta ja ohjaavat. He ovat lukeneet edellisen kokouksen pöytäkirjan, ja jos ohjausryhmälle on annettu puuhapisteitä, heillä on input valmiina kokoukseen mennessä.

Päätöksentekoa nopeuttaa kokemukseni mukaan huimasti se, että projektipäällikkö on kirjannut esityslistalle ehdotuksen kokouksessa päätettävistä asioista, ja konkreettisen ehdotuksen per päätettävä asia. Tämä vaatii tietysti hieman pokkaa ja todennäköisesti asiantuntija-avun pyytämistä. Esityslista on luonnollisesti toimitettu ohjausryhmälle hyvissä ajoin ennen kokousta ja jäsenet ovat tutustuneet aineistoon ja valmistautuneet.

Ohjausryhmän tehoa lisää myös se, että ryhmässä on edustus tarvittavilta osaamisalueilta. Ohjausryhmän jäseniä on tarpeeksi ja heillä on aito kiinnostus asiaan. Projektin onnistuminen nähdään tärkeänä ja jäsenellä on tarpeeksi päätäntävaltaa/ ”natsoja”.

Kannattaako ohjausryhmään lähteä? Mielestäni kyllä, mutta se myös vaatii. Pelkkä fyysinen läsnäolo tai nimi paperilla ei riitä.

Tutustu myös muihin artikkeleihini.

 

Close Menu